نرم افزار مدیریت همایشهای آس با هدف تسهیل و مکانیزه کردن کنگره ها، کنفرانس ها، سمینارها، سمپوزیوم ها، متینگ ها، کارگاه ها و کنوانسیون ها توسط مرکز تخصصی کامپیوتر آس تهیه شده است.

مسئول همایش با کمک برنامه مدیریت همایش آس میتواند تعداد نامحدود همایش و تعداد نامحدود ایستگاه کاری ایجاد و ورود و خروج مراجعین را در هر ایستگاه کنترل کند. همچنین میتوان خدمات قابل ارائه به مهمانان را مشخص و کنترل کرد.

امکان طراحی و چاپ کارت برای مراجعین، مهمان ها، خبرنگاران، غرفه داران، سخنرانان، گروه اجرایی و هیت رئیسه از دیگر ویژگی های برنامه مدیریت همایش آس میباشد.

 

از جمله قابلیتهای این نرم افزار می توان به موارد زیر اشاره کرد:

 

تعاریف:

تنظیمات: در این قسمت تنظیمات اولیه برنامه شامل نام آدرس و شماره تلفن شرکت و همچنین نام، کلمه عبور و آدرس پایگاه داده تعریف می شود.

همایش ها:

ثبت همایش جدید در این قسمت میتوان همایش جدید ثبت کرد. در مراحل ثبت همایش جدید امکان تعریف نام همایش، مدیر اجرایی و دبیر همایش و شماره های تلفن و آدرس همایش وجود دارد. همچنین در این قسمت میتوان کارت پیش فرض همایش را طراحی کرد.

عملیات همایش ها:

در این قسمت میتوان از همایش های تعریف شده بر اساس پارامترهایی مانند وضعیت، کیفیت، کد، نام همایش و همچنین تاریخ شروع و اتمام همایش گزارش گرفت. و همچنین گزارشهای موجود را اصلاح و یا حذف کرد.

کارت ها:

در این قسمت میتوان برای مهمانها، خبرنگاران، گروه اجرایی، هیات رئیسه، سخنرانها، غرفه داران و یا سایر مهمانها و اعضا کارت طراحی کرد و یا کارتهای موجود را ویرایش کرد. لازم به ذکر است که هیچ محدودیتی در تعداد کارتهای طراحی شده وجود ندارد.

خدمات:

در این پنجره میتوان خدمات جدید تعریف کرد و یا خدمات موجود را ویرایش کرد.

ایستگاه ها:

در این پنجره میتوان ایستگاه ها را تعریف کرد و یا ایستگاه های موجود را ویرایش و حذف کرد. ورود و خروج مهمانها از ایستگاه ها خواهد بود و در برنامه میتوان هر مهمان یا عضو را محدود به تردد از ایستگاه خاص کرد.

کاربران:

در این قسمت میتوان به تعداد بی نهایت کاربر تعریف کرد و یا کاربران موجود را ویرایش و حذف کرد. همچنین دسترسی کاربران به قسمت های مختلف برنامه را میتوان محدود کرد.

ثبت نام جدید:

در این قسمت مهمانان را ثبت نام میکنیم. در مراحل ثبت نام شماره بارکد مخصوص مهمان تولید میشود و با چاپ این بارکد روی کارت ورود و خروج مهمان، رفت و آمد مهمان از ایستگاه ها و یا دریافت خدمات با استفاده از دستگاه بارکد خوان کنترل میشود. در این پنجره همچنین میتوان ورود و خروج کاربر را به ایستگاه های خاص محدود کرد و همچنین خدمات اختصاص یافته به کاربر شامل نوع و نام، تعداد و قیمت خدمات را تعیین کرد. از دیگر امکانات این قسمت تعیین کلمه عبور برای کاربر، هزینه ثبت نام مبلغ پرداختی و نوع پرداخت هزینه ثبت نام را میتوان نام برد.

کاربر ثبت کننده و زمان ثبت کاربر برای گزارش گیری در آینده دخیره میشود.

عملیات ثبت نام:

در این قسمت لیست تمام کاربران ثبت نام شده نمایش داده میشود. همچنین میتوان از کاربران ثبت شده بر اساس پارامترهایی مانند کد همایش، نام همایش، نوع کارت، شماره کارت، عنوان، نام و نام خانوادگی، تاریخ ثبت نام و ... گزارش گرفت. و همچنین گزارشهای موجود را اصلاح و یا حذف کرد.

ثبت خدمات:

در این پنجره خدمات ارایه شده به هر مهمان را ثبت میکنیم. در هنگام ثبت، تعداد خدمات مجاز قابل استفاده توسط مهمان (که در پنجره ثبت نام جدید یا عملیات ثبت نام برای مهمانان تعریف شده است.) با خدمات دریافت شده مقایسه میشود. نکته: امکان ثبت خدمات اضافه برای مهمانان وجود دارد. 

عملیات خدمات:

در این پنجره میتوان از خدمات ارائه شده به مهمانان بر اساس کد و نام همایش، وضعیت، نام و کد خدمات، نام و کد کارت مهمان و تاریخ ارائه خدمات گزارش گرفت. همچنین میتوان خدمات ارائه شده را حدف کرد و یا از لیست خدمات خروجی اکسل گرفت.

ثبت ورود و خرج:

هنگام ورود و خروج مهمانان از هر ایستگاه ورود و خروج را در این پنجره ثبت میکنیم. در صورتی که مهمان اجازه ورود از این استگاه نداشته باشد برنامه پیام اخطار صادر میکند.

عملیات ورود و خروج:

در این قسمت لیست ورود و خروج مهمانان نمایش داده میشود. همچینی میتوان از ورود و خروج ها بر اساس وضعیت (ورود یا خروج)، نام ایستگاه، کد کارت و نام خانوادگی و تاریخ ورود و یا خروج گزارش گرفت. امکان ثبت ورود و یا خروج جدید، حذف یا ویرایش یک رکورد و محاسبه تعداد ساعات حضور یک مهمان در سمینار از دیگر قابلیت های این قسمت است.

مرکز کنترل مدیریت:

در مرکز کنترل مدیریت وضعیت کلی همایش در حال حاظر نمایش داده میشود. تعداد حاضرین در ایستگاه ها، تعداد تردد در ایستگاه ها، مهمانان ثبت نام شده حذف شده، مهمانان خارجی و یا ایرانی، مشاهده کل خدمات و تعداد هر یک از خدمات ارائه شده و همچنین خدمات اضافه ارئه شده بصورت همزمان در این قسمت قابل مشاهده است.

پنجره فهرست مهمانان حاظر:

در این پنجره میتوان فهرست مهمانان حاظر در سمینار بر اساس همه ایستگاه ها یا یک ایستگاه خاص را مشاهده کرد.